Áp dụng Kaizen để không ngừng thực hiện các ý tưởng cải tiến

Trong hơn một thập kỷ qua, Kaizen đã nhận được sự quan tâm rộng rãi trên toàn thế giới. Theo tiếng Nhật, Kaizen được viết từ 2 chữ cái: Kai, Zen. Kai có nghĩa là “thay đổi”, Zen có nghĩa “tốt hơn”, việc kết hợp hai chữ cái này được hiểu là “cải tiến” hay “thay đổi để tốt hơn”. Tuy nhiên, ý nghĩa của Kaizen không đơn thuần chỉ là cải tiến.

Hiện nay, “việc cải tiến liên tục (Kaizen) các quá trình” là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp. Kaizen quá trình bao gồm việc sáng tạo và thực hiện những ý tưởng nhằm đạt được mục tiêu bằng những phương pháp mang lại hiệu quả cao hơn. Trong quá trình cải tiến công việc, có thể cần sự thay đổi lớn hoặc thay đổi vừa và nhỏ. Để có thay đổi lớn thường đòi hỏi việc đầu tư đáng kể vào hoạt động nghiên cứu & phát triển và được gọi là “đổi mới”. Sự thay đổi vừa là hoạt động cải tiến được thực hiện trong phạm vi nhóm nhỏ, thay đổi nhỏ là các hoạt động cải tiến liên tục được thực hiện ở cấp độ cá nhân. Thông thường, thực hiện thay đổi lớn là phương pháp khó khăn và tốn kém hơn để đạt được mục tiêu so với thực hiện thay đổi nhỏ, tuy nhiên sự thành công của Kaizen không phụ thuộc nhiều vào đầu tư tài chính. Mục tiêu của Kaizen không phải là giảm chi phí mà là làm cho công việc đơn giản hơn, nhanh hơn, tiện ích hơn và hiệu quả hơn. Chìa khóa để thực hiện Kaizen chính là không ngừng đưa ra các ý tưởng nhằm thúc đẩy cải tiến.

Kaizen được áp dụng theo cách khác nhau tùy thuộc môi trường hay quốc gia bởi vì những yếu tố như quốc tịch, chính trị, lịch sử, tôn giáo, văn hóa, ngôn ngữ, cơ sở hạ tầng, môi trường sống, giáo dục, thói quen ăn uống, khí hậu và tập quán kinh doanh… đóng vai trò quan trọng, không chỉ trong việc những cải tiến được thực hiện như thế nào mà còn trong chính những yếu tố cần phải cải tiến. Do đó, đối với một số người khái niệm Kaizen tại một quốc gia có thể được coi là sự cách tân triệt để nhưng đối với những người khác thì đó là khái niệm hoàn toàn xa lạ.

Hoạt động Kaizen của các sinh viên Trường Quản trị kinh doanh Waseda:

Hiện có rất nhiều sinh viên quốc tế đạng theo học tại Trường Quản trị kinh doanh Waseda (WBS) tại Tokyo. Kaizen là một trong những môn học được giảng dạy trong chương trình sau đại học của WSB như là phần giới thiệu về công nghệ quản lý của Nhật Bản. Những ví dụ về Kaizen dưới đây được sinh viên quốc tế Khoa Đào tạo sau đại học WSB đưa ra, một vài ý tưởng đã được ứng dụng tại nhiều quốc gia còn một số ý tưởng khác thì đặc thù hơn trong môi trường cụ thể.

Kaizen 1: Khi đỗ xe trong gara, lái xe thường đâm phải cầu thang bộ do nó nằm ngoài tầm nhìn của lái xe. Do đó, cần phải thực hiện cải tiến (Kaizen) để cho người lái xe có thể nhìn thấy cầu thang và dừng xe trước khi đâm phải nó. Việc cải tiến được thực hiện đơn giản bằng cách treo một quả bóng tennis lên trần nhà bằng một sợi dây và cách cầu thang một khoảng cách nhất định (hình 1). Khi quả bóng tennis chạm vào kính chắn gió của xe ô tô, người lái xe sẽ hiểu rằng đến lúc phải “dừng lại tại đây”.

Kaizen 2: Cây dừa mọc nhiều ở các nước Đông Nam Á, và có những cây cao hơn 10m. Nhiều người không biết cách trèo lên để hái dừa. Một giải pháp Kaizen được đưa ra là khắc những hình chữ V lên thân cây dừa để cho việc leo cây được dễ dàng và an toàn hơn.

Kaizen 3: Một sinh viên làm tại bộ phận dịch vụ khách hàng của Câu lạc bộ Quần vợt cho biết anh ta hay bị đau lưng do thường xuyên cúi nhặt bóng quanh sân. Trong một sáng kiến được đưa ra là thiết kế một chiếc giỏ để nhặt bóng tennis. Ý tưởng sáng tạo chính là thiết kế cán tay cầm dài ở đáy giỏ. Những sợi dây được đặt song song với nhau ở hai bên phía thấp hơn của giỏ. Khoảng cách giữa hai sợi dây hẹp hơn một chút so với đường kính quả bóng tennis, như vậy khi quả bóng được đánh vào trong giỏ, hai sợi dây sẽ mở ra để quả bóng lọt vào bên trong. Khi quả bóng đã vào trong giỏ, hai sợi dây sẽ xiết lại và quả bóng được giữ chặt bên trong chiếc giỏ.

Kaizen 4: Tại những nút giao thông đông đúc ở Nhật Bản, đồng hồ đếm thời gian đèn tín hiệu chuyển sang màu xanh chỉ được thấy ở lối qua đường dành người đi bộ. Tuy nhiên, ở Trung Quốc, Iran và Malaysia, tín hiệu giao thông của đồng hồ đếm thời gian thường được thấy ở những tuyến đường dành cho ô tô (hình 2). Những chiếc đồng hồ này được đặt dưới đèn giao thông để người tham gia giao thông có thể nhìn thấy rõ. Tại một số thành phố của Ấn Độ, người lái xe dừng khi đèn đỏ còn nhìn thấy thêm các chỉ dẫn mang tính “thư giãn” ngoài tín hiệu đèn đỏ truyền thống. Ý tưởng Kaizen này giúp cho đèn tín hiệu giao thông giữ vai trò kép, vừa điều tiết lưu lượng tham gia giao thông đồng thời nhắc nhở lái xe và người đi bộ thư giãn, điều này có thể góp phần nâng cao sức khỏe, cải thiện tâm lý và tăng năng suất.

Kaizen 5: Xoài là một loại cây được khuyến khích trồng ở nhiều nước thành viên Tổ chức Năng suất Châu Á (APO) bởi đây là loại trái cây ngon và giàu dinh dưỡng cho thị trường nội địa và xuất khẩu. Tuy nhiên, hái xoài từ ở những cành trên cao là cả một nghệ thuật. Kéo tỉa cành cán dài có thể dùng để hái quả nhưng quả xoài chín bị rụng xuống sẽ bị thâm có thể không ăn được và khó được những người tiêu dùng khó tính chấp nhận. Một sáng kiến - Kaizen được đưa ra là sử dụng những chiếc chai nhựa thu quả xoài để đảm bảo những quả xoài đó luôn tươi ngon.

Qua những ví dụ trên cho thấy, Kaizen chỉ là thay đổi nhỏ hoặc những chuỗi thay đổi để làm cho công việc dễ dàng hơn, đơn giản hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn. Hoạt động kaizen thường chỉ tập trung ở những thay đổi nhỏ nên chi phí để thực hiện trong nhiều trường hợp là không đáng kể. Điều quan trọng của Kaizen là khả năng đưa ra nhiều ý tưởng mà không cần phải tiêu tốn tiền. Kaizen được các chuyên gia năng suất trên toàn thế giới đề xuất áp dụng để cải tiến môi trường làm việc và nó cũng là phương pháp dễ ứng dụng ở nơi học tập cùng như tại nhà của mỗi chúng ta.

Tác giả: Tiến sĩ Seiichi Fujita